Tryb awaryjny w KSeF - co robić, gdy system nie działa

Opublikowano: 2026-07-29

Czym jest tryb awaryjny w KSeF

KSeF działa w oparciu o transmisję danych przez internet, więc ustawodawca przewidział tryb awaryjny - zestaw zasad na sytuacje, w których wystawienie faktury w normalnym trybie online nie jest możliwe. Każda z nich ma inne reguły i inny termin na późniejsze przesłanie faktury do systemu.

Awaria KSeF (po stronie systemu)

Gdy sam KSeF jest niedostępny (Ministerstwo Finansów ogłasza taką awarię), faktury wystawia się poza systemem - w swoim programie księgowym albo nawet w Excelu, byle zawierały wszystkie wymagane elementy faktury. Po przywróceniu działania KSeF masz 7 dni roboczych na przesłanie tych faktur do systemu.

Awaria po Twojej stronie

Jeśli to Ty nie masz dostępu do KSeF (np. brak internetu w firmie, awaria Twojego oprogramowania), a sam KSeF działa normalnie, obowiązuje krótszy termin: fakturę trzeba przesłać do systemu następnego dnia roboczego.

Planowana niedostępność systemu

Ministerstwo Finansów może z wyprzedzeniem zapowiedzieć planowaną przerwę techniczną w działaniu KSeF (np. na czas aktualizacji). W takiej sytuacji faktury wystawia się w trybie offline, a przesyła do systemu - podobnie jak przy awarii po Twojej stronie - następnego dnia roboczego.

Faktury offline - co je odróżnia

Faktura wystawiona w trybie awaryjnym czy offline różni się od zwykłej faktury z KSeF przede wszystkim tym, że w chwili wystawienia nie ma jeszcze numeru KSeF - dostaje go dopiero po przesłaniu i przyjęciu przez system. Do czasu przesłania kupujący weryfikuje taką fakturę po kodach QR umieszczonych na dokumencie (w niektórych trybach są dwa kody QR zamiast jednego).

Co zrobić, gdy termin na przesłanie faktury offline mija

Warto pilnować terminów samodzielnie, a nie tylko czekać na komunikat o zakończeniu awarii - w praktyce łatwo stracić orientację, ile faktur czeka jeszcze na przesłanie, zwłaszcza gdy w firmie wystawia się ich wiele dziennie. Jeśli korzystasz z getKSeF.pl, wszystkie pobrane i wystawione faktury widzisz w jednym miejscu wraz ze statusem - dzięki temu łatwiej zauważyć, że jakaś faktura offline wciąż czeka na wysłanie do systemu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy w trybie awaryjnym faktura jest ważna od razu?

Tak - faktura wystawiona w trybie awaryjnym lub offline jest ważnym dokumentem od momentu wystawienia, pod warunkiem że zostanie przesłana do KSeF w wyznaczonym terminie.

Co się stanie, jeśli spóźnię się z przesłaniem faktury po awarii?

Przekroczenie terminu na przesłanie faktury do KSeF po awarii może wiązać się z sankcjami przewidzianymi dla naruszenia obowiązku korzystania z systemu - zobacz artykuł o karach za brak faktury w KSeF.

Czy klient musi coś specjalnego zrobić, żeby przyjąć fakturę offline?

Nie - z jego perspektywy to zwykła faktura, którą może zweryfikować po kodzie QR do czasu, aż trafi ona do KSeF i otrzyma numer KSeF.