Harmonogram KSeF - kto i od kiedy musi wystawiać e-faktury

Opublikowano: 2026-07-29

KSeF już obowiązuje - dla kogo i od kiedy

Wdrożenie obowiązkowego KSeF zostało rozłożone w czasie na kilka etapów, zależnie od wielkości firmy:

1 lutego 2026 - obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla dużych podatników (roczna wartość sprzedaży powyżej 200 mln zł).
1 kwietnia 2026 - obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców - mikro, małych i średnich firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych.
1 stycznia 2027 - obowiązek dla najmniejszych firm (objętych zwolnieniem podmiotowym z VAT) oraz - od tej daty - początek obowiązywania kar administracyjnych za faktury wystawione poza systemem.

Dokładne progi i wyjątki bywają precyzowane w kolejnych rozporządzeniach - jeśli Twoja sytuacja jest nietypowa (np. rozpoczynasz działalność w trakcie roku albo przekraczasz próg w trakcie okresu przejściowego), warto to zweryfikować na ksef.podatki.gov.pl lub z księgową.

Co to w praktyce oznacza dla mniejszej firmy

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą albo małą spółkę, obowiązek dotyczy Cię od 1 kwietnia 2026. Oznacza to, że każda faktura sprzedażowa musi trafić do KSeF jako plik XML w formacie FA(3) - nie wystarczy już wystawienie samego PDF-a czy wysłanie faktury mailem.

Faktury zakupowe - odbieranie już wcześniej

Warto pamiętać, że odbieranie faktur przez KSeF (czyli faktur, które wystawiają Twoi kontrahenci) w wielu przypadkach zaczęło obowiązywać wcześniej niż wystawianie własnych faktur - dlatego już przed swoim "własnym" terminem możesz zacząć otrzymywać faktury zakupowe właśnie przez KSeF, a nie mailem czy pocztą.

Jak się przygotować na swój termin

Sprawdź, do którego etapu harmonogramu należy Twoja firma (na podstawie obrotu za poprzedni rok).
Upewnij się, że masz sposób logowania do KSeF (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, certyfikat KSeF) oraz - jeśli to spółka - złożony formularz ZAW-FA (zobacz artykuł o uprawnieniach w KSeF).
Zdecyduj, czy faktury będziesz wystawiać ręcznie w Aplikacji Podatnika, czy przez program, który zrobi to za Ciebie automatycznie.
Ustal, gdzie i jak będziesz archiwizować faktury pobrane z KSeF - system sam w sobie nie ułatwia wygodnego przeglądania historii.

Ten ostatni punkt rozwiązuje getKSeF.pl - automatycznie pobiera faktury z KSeF na Twój Dysk Google i pozwala też wystawiać nowe faktury zgodne z FA(3), bez ręcznego wypełniania formularzy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza już musi wystawiać faktury w KSeF?

Tak, od 1 kwietnia 2026 obowiązek dotyczy również jednoosobowych działalności gospodarczych, poza najmniejszymi firmami objętymi zwolnieniem podmiotowym z VAT, dla których termin przypada na 1 stycznia 2027.

Czy przed swoim terminem mogę już korzystać z KSeF dobrowolnie?

Tak - KSeF można wykorzystywać dobrowolnie, jeszcze zanim obowiązek zacznie dotyczyć Twojej firmy.

Co się stanie, jeśli spóźnię się z dostosowaniem do swojego terminu?

W okresie przejściowym (do końca 2026 roku) kary administracyjne jeszcze nie obowiązują, jednak od 1 stycznia 2027 roku wystawianie faktur poza KSeF może wiązać się z sankcjami - szczegóły opisujemy w artykule o karach za brak faktury w KSeF.